주주총회 소집 절차와 법적 요건

안녕하세요

(주) 비즈파트너즈입니다.

 

TAX PLANNING을 수행할 때, 이사회나 주주총회를 개최해야 하는 경우가 많습니다. 주주총회는 기업의 중요한 의사결정을 내리는 자리로, 법적인 절차를 올바르게 준수해야 합니다.

 

그러나 실무 현장에서는 종종 주주총회를 실제로 열지 않고 의사록만 작성하는 경우가 있습니다. 이는 주주총회 결의의 효력 자체가 무효로 될 수 있어 주의가 필요합니다.

 

이번 글에서는 주주총회와 관련된 법적 절차, 주주총회 소집 절차 및 유의사항, 그리고 효율적인 주주총회 운영을 위한 정관 개정 방법 등을 자세히 살펴보겠습니다.

 

이를 통해 기업 경영에서 발생할 수 있는 문제들을 사전에 예방하고, 법적 절차를 준수하여 주주총회의 결의가 무효화되는 상황을 방지할 수 있을 것입니다. 주주총회의 중요성과 그 절차를 올바르게 이해하고 실무에서 적용하는 방법을 알아보세요.

 

 

◆ 주주총회의 소집절차

 

주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 하며(「상법」 363조 1항), 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 합니다. (「상법」 363조 2항)

 

이 경우 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주 주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있으며, (「상법」 363조 3항) 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있습니다. (「상법」 363조 4항)

 

구분	주주총회 소집절차
원칙	주주총회일의 2주 전에 서면 또는 전자문서로 통지
예외	자본금 총액이 10억원 미만인 회사의 경우, • 주주총회일의 10일 전에 서면 또는 전자문서로 통지 가능 • 총주주 동의가 있는 경우 소집절차 없이 주주총회 개최 가능 • 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의 갈음 가능(*1)

 

*1 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 봅니다. (「상법」 363조 4항)

 

 

◆ 단계별 주주총회의 절차

 

「상법」 규정에 따른 주주총회의 절차를 요약하면 다음과 같습니다.

 

내부품의

• 주주총회의 소집시기, 소집지, 소집절차, 안건 등을 위한 내부품의

이사회 소집통지

• 이사회를 소집함에는 회일을 정하고 그 1주간 전에 각 이사 및 감사에 대하여 통지를 발송하여야 함. 정관으로 그 기간을 단축가능(상 법」 390조 3항) • 이사 및 감사 전원의 동의가 있는 때에는 소집절차 생략 가능(「상법」 390조 4항)

이사회의사록 작성

• 이사회의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서 명하여야 함(「상법」 391조의3 2항) • 주주는 영업시간 내에 이사회의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있음(「상법」 391조의3 3항)

주주총회 소집통지

• 주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 하며(상법」 363조 1항), 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 함 (「상법」 363조 2항) • 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자 문서로 통지를 발송할 수 있음 (「상법」 363조 3항) • 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 생략이 가능하고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음 가능. 이 경우 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 봄 (「상법」 363조 4항)

주주총회의사록 작성

• 주주총회의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하여야 함(「상법」 373조 2항) • 주주총회 의사록은 본점과 지점에 비치하여야 함 (「상법」396조) • 주주총회의 결의는 결의할 때 효력이 발생

공증

• 주주총회의사록을 공증하지 않았다고 해서 결의의 효력에 영향이 있는 것은 아님 (입증책임 강화 위해 필요한 경우 공증)

 

 

◆ 「상법」상 주주총회의 절차를 준수하여야 하는 이유

 

회사가 정관을 비롯한 제도정비를 수행하는 경우 주주총회의 결의를 거쳐야 합니다. 이 경우 주주총회의 절차에 흠결이 있는 경우 총회의 결의가 없는 것이 되므로 규정 자체가 무효로 될 수 있으므로 주주총회의 절차를 반드시 준수하여 진짜로 주주총회를 개최하여야 합니다.

 

만약 「상법」상 절차의 하자로 인하여 효력요건이 충족되지 않는 경우 세무상 문제까지 발생하게 되므로 반드시 「상법」상의 절차에 따라 주주총회를 실시하고 사실관계를 입증할 수 있는 증거들을 구비하는 것이 필요합니다.

 

즉, [이사회 소집통지(이사·감사동의서로 생략가능)→ 이사회의사록→ 주주총회 소집통지(자본금 10억원 미만인 경우 총주주 동의로 생략가능)→ 주주총회의사록 공증] 절차에 따른 사실관계 입증서류와 객관적인 증거 등을 구비하여야 합니다.

 

(주) 비즈파트너즈 컨설팅 : ​법인자금개인자산화, 법인 정리, 경정청구, 이익소각, 경영컨설팅, 정부정책자금, 법인전환, 가지급금 및 가수금정리, 명의신탁주식회수, 특허권활용, 미처분이익잉여금활용, 가업승계, 법인세절세, 법인연구소설립, 신자본환원, 비상장주식가치평가, M&A 등 다양한 솔루션을 코칭해드립니다.

 

감사합니다.